Formalités juridiques : comment réduire vos frais

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Les formalités relatives à la vie d’une entreprise entraînent des frais importants pour les entrepreneurs que ce soit lors de la constitution de l’entreprise, lors des modifications concernant l’entreprise ou lors de la radiation de l’entreprise.

Sont notamment concernés les frais de publicité légale, les frais concernant un éventuel conseil extérieur, les frais à régler au centre de formalités des entreprises lors de la réalisation de la formalité en cause.

En réalité l’expression frais à régler au centre de formalités des entreprises n’est pas tout à fait correcte car il s’agit d’un règlement à faire à l’ordre du greffe du tribunal de commerce (1).

Aux frais prévus légalement d’autres frais sont ajoutés par le centre de formalités de nombreuses chambres de commerce et d’industrie et de nombreuses chambres des métiers.

Or l’ajout de ces frais pose problème.

En effet chaque ressortissant d’une chambre de commerce et d’industrie ou d’une chambre des métiers à droit à une prestation de base gratuite lorsqu’il effectue une formalité juridique. Cette prestation de base gratuite doit nécessairement comprendre au minimum les éléments suivants :

– la réception des déclarations dûment remplies ainsi que des pièces justificatives, actes ou titres de paiement qui les accompagnent ;

– la délivrance du récépissé ;

– la transmission aux organismes concernés de la déclaration et des pièces annexes qui leur sont destinées ;

– l’information du déclarant lorsque le dossier est incomplet.

Les chambres de commerce et d’industrie et les chambres des métiers ayant eu tendance à oublier qu’une prestation gratuite est… gratuite il a été nécessaire de rappeler l’existence de cette évidence pour une circulaire du 30 mai 1997 relative au fonctionnement des centres de formalités des entreprises (2).

Alors que cette prestation de base gratuite est tout à fait suffisante pour l’accomplissement de chaque formalité en cause les chambres de commerce et d’industrie et les chambres des métiers se sont alors engouffrées dans une brèche ouverte par la circulaire précitée elle-même.

En effet celle-ci mentionnait que « à cette prestation gratuite, à laquelle ont accès tous les déclarants, peuvent s’ajouter des prestations complémentaires, facultatives,  » d’assistance à la formalité  » autres que celles qui relèvent des attributions légales des professionnels mandatés par les déclarants et tarifées à l’occasion du dépôt et du traitement des déclarations ».

Sont alors apparues des assistances à la formalité sous diverses dénominations qui ont au fil du temps évoluées et qui semble actuellement répondre le plus souvent à la dénomination « service + ».

Toutefois cette assistance payante n’a en réalité aucune valeur ajoutée pour le déclarant, sous les réserves qui vont suivre.

Il est donc tentant de ne pas opter pour cette assistance payante.

Toutefois attention, certains chambre de commerces ou chambre de métiers ajoutent d’office cette assistance payante et il est douteux qu’elles prennent le soin d’indiquer aux déclarants que cette assistance a été ajouté d’office et qu’ils peuvent la refuser.

Il faut donc bien vérifier ce que l’on désire vous faire payer. S’il y a des paiements à l’ordre de la chambre de commerce ou de la chambre des métiers c’est que cette assistance a été ajouté, il faut alors la refuser.

Exceptionnellement le recours à cette assistance peut être utile. C’est le cas lorsque vous souhaitez que la formalité soit faite rapidement et que la chambre de commerce ou des métiers fait une sorte de discrimination entre les formalités avec l’assistance service + ou non. Elles peuvent vouloir faire passer les formalités avec l’assistance service + en premier et à négliger le traitement des autres, ce qui est totalement anormal. Vous devez alors évaluer le niveau d’importance d’obtenir un délai de traitement réduit.

Notes de bas de page :

(1) Nos propos se concentrent sur les commerçants et sociétés commerciales.

(2) Consultation de la circulaire du 30 mai 1997 relative au fonctionnement des centres de formalités des entreprises.