Les réunions sont un véritable fléau, elles prennent souvent trop de temps, elles peuvent être inutiles, elles peuvent être à l’origine de frais élevés, principalement lorsque des déplacements sont nécessaires.
En plus des frais liés aux trajets il peut y avoir, lorsque les réunions durent plusieurs jours, des frais liés à l’hébergement. Lorsque l’organisation de la réunion impose de louer une salle il va y avoir aussi des frais pour cette location. Selon la durée de la réunion il peut de même y avoir des frais de nourriture et de boisson.
On peut estimer qu’il y a également des frais cachés car le temps que vous passez à des réunions, a fortiori si elles sont inutiles en définitive, c’est du temps que vous n’allez pas passer sur autre chose. Lorsque les réunions nécessitent des déplacements un lieu éloigné il y a aussi un risque en fonction de l’heure de votre retour à votre domicile que le lendemain vous ne soyez pas totalement opérationnel.
Les conférences téléphoniques et les conférences avec de la vidéo peuvent résoudre les difficultés liées aux déplacements toutefois les conférences vidéo entraînent d’autres difficultés. En effet la captation de l’image de certaines personnes peuvent entraîner chez elles des tensions, des sensations désagréables et même une moindre performance. Il est en outre généralement estimé que les conférences vidéo entraînent une fatigue plus importante et plus rapide pour les participants, dont l’attention et les capacités diminuent rapidement avec ce type de réunion.
Alors que certaines entreprises semblent vouer un véritable culte aux réunions il faut en réalité tenter d’éviter celles-ci ou, lorsque cela n’est pas possible, il est de bon ton d’essayer de réduire drastiquement les contraintes liées aux réunions.
La tentative de ne pas participer à une réunion impose de connaître au préalable le contenu de celle-ci. Cette connaissance ne doit pas s’arrêter à la thématique de la réunion, elle doit être plus approfondie. Pour cela le mieux consiste à demander à l’organisateur de la réunion un ordre du jour détaillé comportant une liste des divers points et questions à aborder. Il faut aussi lui demander la communication de la documentation complète relative à cette réunion (1).
En fonction de cette réponse vous allez pouvoir éventuellement constater que votre participation est en réalité totalement inutile les sujets en cause ne vous concernant pas. Dans ce cas il faut décliner l’invitation en expliquant pourquoi.
Mais vous pouvez aussi constater que cette réunion vous concerne sans toutefois exiger votre présence. En effet au vu des sujets à traiter il vous apparaît que vous pouvez donner les indications requises par un simple email. Il faut donc rédiger cet e-mail en réponse et préciser que votre présence n’apporterait rien de plus, toutes les indications requises étant contenues dans votre e-mail en réponse.
Lorsque vous ne pouvez éviter de participer à une réunion, que ce soit en présentiel ou en distanciel (2) vous pouvez avoir intérêt à demander à ce que les questions qui vous concernent soit abordées en premier.
Pour obtenir gain de cause vous pouvez ainsi mettre en avant un prétexte, lequel peut d’ailleurs être réel, comme par exemple le fait d’avoir une autre réunion ensuite ou d’avoir un appel téléphonique urgent à passer ou d’avoir un dossier important à traiter dans de très brefs délais.
Concernant les questions pour lesquelles votre intervention n’est pas nécessaire (3) vous pouvez indiquer que vous prendre connaissance des débats qui se sont déroulés à la lecture du compte rendu, du rapport, ou des conclusions de la réunion. D’ailleurs une réunion selon comment elle a été organisée peut prévoir la désignation d’un scribe dont la mission va être d’établir le compte rendu de la réunion (4).
Les réunions ont malheureusement tendance à s’éterniser alors que des réunions courtes sont préférables. Si vous êtes à l’origine d’une réunion vous pouvez proposer plusieurs horaires aux participants (5) en faisant en sorte que pour chaque horaire la durée de la réunion soit la plus courte possible, l’idéal étant de ne pas dépasser trente minutes (6). Et comme l’organisation de la réunion et notamment les discussions pour parvenir à fixer un horaire convenant à chaque participant il est préférable de déléguer cette tâche à un collaborateur, par exemple un assistant ou une assistante.
Evidemment lorsqu’une durée a été fixée, il faut faire en sorte de la tenir. Outre le fait de demander d’éteindre les ordinateurs portables et les téléphones mobiles (7) lorsqu’ils ne sont pas nécessaires pour la réunion l’animateur de la réunion peut rappeler au fil de l’eau le temps qu’il reste jusqu’à la fin fixée pour cette réunion, quitte à inviter des participants à conclure plus rapidement. Cette gestion du temps de la réunion peut aussi être déléguée à un des participants. Une saine organisation d’une réunion invite d’ailleurs à procéder à une véritable distribution de rôles entre plusieurs participants (8).
Notes de bas de page :
(1) La documentation est une aide pour déterminer si vous devez participer à la réunion. Si vous devez participer à celle-ci elle va vous permettre de la préparer au mieux.
(2) Très peu connus avant la crise du Covid-19 les mots « présentiel » et « distanciel » sont depuis devenus d’un usage fréquent, ce qui ne masque pas la laideur de ces termes.
(3) Si vous êtes contraint de rester à une réunion, pour les sujets qui ne vous concernent pas vous il est préférable lorsque la réunion se fait en distanciel de couper votre micro pour éviter d’émettre des bruits environnants inutiles.
(4) Certaines réunions sont moins formelles dans le sens ou chaque participant devra prendre ses propres notes.
(5) Il faut veiller à limiter le nombre des participants pour n’inviter que ceux dont la présence est essentielle.
(6) Si vous devez organiser des réunions d’une durée plus longue, il faut savoir qu’approximativement au bout d’une heure l’attention des participants va nettement diminuer. Pour tenter de limiter cet effet négatif il peut être nécessaire de prévoir des pauses.
(7) Ceux deux outils technologiques sont de grandes sources de distraction.
(8) En plus de l’animateur de la réunion et de la personne chargée de veiller au respect de la tenue du temps fixé pour la réunion il faut prévoir un scribe qui va établir un compte rendu de la réunion
Pour aller plus loin :
Des éléments de cet article ont été inspirés par l’ouvrage « La semaine de 4 heures » de Timothy Ferriss qui donne des explications sur la gestion du temps et notamment sur les réunions.