Dans le cadre de votre activité professionnelle ou même à titre purement personnel vous êtes certainement amenés à échanger des fichiers avec d’autres personnes.
A l’heure actuelle les fichiers sont de plus en plus gros. Les fichiers que vous souhaitez échanger ne sont pas nécessairement limités à des formats contenant uniquement du texte. Il peut aussi s’agir de photos ou de documents scannés.
Mais l’envoi de gros fichiers en pièces jointes d’un courrier électronique pose des difficultés. En effet la boîte de réception de votre destinataire peut imposer que les fichiers entrants ne dépassent pas une taille prédéfinie. Si votre e-mail avec ses pièces jointes dépasse cette limite il va être rejeté automatiquement.
Afin de ne pas dépasser cette limite il peut être tentant de procéder à l’envoi de plusieurs e-mails qui disposent chacun d’une taille plus restreinte au lieu de se contenter d’un seul e-mail au poids bien plus lourd. Cette volonté de contourner la limite posée pour la taille des messages entrants dans la boite de réception peut fonctionner mais elle peut aussi dans certains cas être réduite à néant. En effet la taille cumulé des différentes messages peut aussi, à terme, entraîner le blocage de la messagerie du destinataire. Sa messagerie va être pleine. La taille cumulée des messages atteint la limite autorisée pour cette boite de réception et, dès lors, les nouveaux messages entrants vont être automatiquement refusés même s’ils ont un poids faible.
Il est donc nécessaire de procéder autrement et d’utiliser des solutions qui permettent de partager des fichiers entre plusieurs personnes sans le moindre inconvénient pour les destinataires.
Une première solution consiste à utiliser des sites de partage de fichiers. Certains sont payants, certains sont gratuits. Ceux qui sont payants proposent généralement la possibilité de faire des envois gratuits mais avec des capacités plus limitées qu’en passant par l’option payante.
Parmi les sites de partage de fichiers on peut citer notamment dl.free, qui est un peu l’ancêtre, WeTransfer, qui à ma connaissance est le plus connu, ainsi que GrosFichiers qui porte bien son nom, mais également TransferNow, Smash, FileMail et SwissTransfer.
En travaillant avec certains professionnels vous pourrez constater que, pour des raisons qui peuvent tenir à la fois d’un souhait de favoriser la sécurité informatique et de profiter d’un certain confort, ils peuvent vous interdire de leur faire parvenir des fichiers de cette façon. A la place ils vont vous faire parvenir un e-mail avec un lien. Ce lien va vous permettre de vous connecter à une plateforme privée mise en place par eux et pour eux. Vous allez ensuite devoir suivre les instructions de cette plateforme pour mettre en ligne vos fichiers. Sans être systématique cette situation peut se rencontrer avec des banques, avec des commissaires aux comptes, avec l’administration fiscale. Cela peut dépendre de votre interlocuteur, de la politique de son entreprise ou de son organisation, et de l’importance ou de la nature du dossier en cause.
En réalité ce dernier fonctionnement n’est pas celui d’un site de partage de fichiers. C’est plutôt l’usage d’une plateforme de stockage et de partage de documents dans le cloud (1), autrement dit dans les nuages. Or à l’instar de ces professionnels vous pouvez tout à fait recourir des plateformes similaires. Elles sont d’ailleurs généralement bien connue et il est ainsi possible de citer certaines d’entre elles : Google Drive, Box, DropBox.
A l’instar des plateformes qui permettent uniquement de partager des fichiers celles qui permettent de stocker et de partager des fichiers présentent plusieurs offres. Certaines sont gratuites, d’autres sont payantes. En ce qui concerne les plateformes payantes généralement elles proposent aussi une offre gratuite, mais plus limitée que l’offre payante. Le but est bien sûr que vous vous familiarisiez avec l’offre gratuite dans l’espoir qu’un jour vous atteigniez les limites de celle-ci et que vous optiez alors pour une offre payante.
Dans un souci d’exhaustivité on peut également signaler que les professionnels peuvent utiliser pour le stockage, le partage, et le traitement des documents, une solution de gestion électronique de documents.
En matière de sécurité informatique on n’est jamais trop prudent. C’est pourquoi lorsque vous envoyez un fichier, que ce soit par e-mail ou par une des autres solutions présentées ci-dessus, il peut être intéressant du crypter vos données.
Pour cela c’est tout simple. Avant l’envoi vous pouvez mettre les fichiers dans un répertoire commun et compresser ce répertoire, ou compresser un seul fichier s’il constitue le seul document à envoyer. Afin de pouvoir sécuriser cette archive lors de la compression vous devez choisir un logiciel de compression qui autorise l’ajout d’un mot de passe.
Note de bas de page :
(1) Certaines de ces plateformes permettent aussi de faire du travail collaboratif en dépassant les stades du partage et du stockage de documents.
Pour aller plus loin :
Accès à dl.free.
Accès à WeTransfer.
Accès à GrosFichiers.
Accès à TransferNow.
Accès à Smash.
Accès à FileMail.
Accès à SwissTransfer.
Accès à Google Drive.
Accès à Box.
Accès à DropBox.