Dans le cadre de votre activité professionnelle ou même à titre personnel vous réalisez nécessairement des actions qui ont une importance capitale. Ces actions doivent être menées en réalisant différents actes dans un ordre précis. A défaut de respecter cet ordre elles ne pourront être réalisées correctement. Elles peuvent aussi nécessiter la prise en considération de données particulières. Là aussi si ces données sont absentes les actions en cause ne pourront pas être achevées normalement.
Malheureusement au fil du temps vous pouvez oublier certains des actes à accomplir ou une partie des données utiles pour la réalisation de l’action. Vous pouvez aussi être affecté à une autre fonction, ou quitter l’entreprise, et votre successeur ne disposera alors pas de vos connaissances pour réaliser ces actions et il ne pourra pas les mener à bien ou il y parviendra avec de nombreux efforts et en y consacrant beaucoup trop de temps et d’énergie.
C’est pour éviter ce type de situation qu’il est nécessaire de réaliser des procédures. En effet une procédure permet de dire Qui doit faire Quoi et Comment.
Vous devez donc faire des procédure et pour rédiger une procédure il est important de commencer par vous interroger sur les actes à accomplir pour réaliser une action déterminée. Il faut analyser l’action à faire, décortiquer cette action, comprendre les différents actes qui composent cette action et exposer clairement ces actes à effectuer.
Cette marche à suivre doit être transcrite dans un écrit. La procédure est un document écrit qui doit être un véritable guide pour le lecteur. En rédigeant une procédure vous devez avoir à l’esprit que vous allez prendre le lecteur par la main et le guider pour réaliser une action particulière qu’il ne pourrait pas accomplir sans vos indications.
La procédure est un document écrit (1) mais cela n’est pas suffisant. Il est absolument nécessaire que la procédure donne au lecteur des explications claires, compréhensibles, complètes et exactes. Ces qualités sont indispensables pour que la procédure soit exploitable et atteigne son but.
Votre procédure va donc prendre la forme d’un écrit. Les explications vont, selon les cas, être indiquées par du texte, par des captures d’écran (2), ou par des logigrammes qui correspondront à des cartes mentales ou à des organigrammes.
Dans tous les cas il est important que vos explications soient très claires. En effet la procédure peut être utilisée par vous, mais aussi par une tierce personne. Il faut donc que cette personne soit en mesure de comprendre facilement la procédure que vous exposez.
Lorsque la procédure est établie il est nécessaire que les personnes susceptibles de devoir l’utiliser soient informées de son existence soit immédiatement par la diffusion de la procédure soit ultérieurement par exemple si toutes les procédures sont regroupées dans un lieu commun réel, par exemple dans un classeur, ou virtuel, par exemple dans un répertoire dédié aux procédures s’il s’agit d’un support purement informatique.
Notes de bas de page :
(1) Cet écrit peut être sur un support papier imprimé ou il peut être contenu dans un fichier informatique qui va être consulté sur l’écran d’un ordinateur ou sur l’écran d’un smartphone.
(2) C’est souvent le cas pour des procédures concernant le domaine informatique.
Pour aller plus loin :
Rédiger les procédures de l’entreprise : Guide pratique de Alain Henry et Ignace Monkam-Daverat.
La rédaction graphique des procédures : Démarche et techniques de description des processus de Cedric Berger et Serge Guillard.